من خلال نتائج مسح أجريت مؤخراًعلى العديد من الشركات  تبين أن غالبيتها لا تتبع توصياتها الخاصة في إدارة المعلومات، و كشف المسح بأن الكثير من الشركات تحتفظ بمعلوماتها إلى ما لا نهاية  بدلا من تطبيق سياسات  تسمح بحذف المعلومات و السجلات غير المهمة.

و على الرغم من أن 87% من الذين شملهم البحث  في مسح سمانتك 2010 أكدوا أهمية وجود خطة رسمية للاحتفاظ بالمعلومات ، فان 46% منهم فقط قالوا بأن لديهم تلك الخطة.

فيما أكد 75% من الذين شملهم البحث بأن التخزين الاحتياطي يحتوي على معلومات لا نهائية ، فأنهم أيضا قالوا بأن 25% من البيانات المخزنة هذه غير مهمة لعمل هذه الشركات.

و يقول التقرير  بأن الإدارة السيئة للمعلومات  تؤدي إلى نمو التخزين بصورة غزيرة  مع  إيجاد نوافذ احتياطية لا يمكن تحملها  بالإضافة إلى  زيادة مخاطر التقاضي وعدم كفاءة اكتشاف هذه المعلومات.

و قد وجد التقرير بأن ما يقرب من  50% من الذين شملهم البحث لا يستخدمون التخزين الاحتياطي و برمجيات الأرشفة بصورة صحيحة.

ويقول التقرير بأن هذه الإدارة السيئة للمعلومات  تؤدى إلى عواقب وخيمة و بعيدة المدى. حيث أن تكلفة التخزين قد وصلت إلى أسعار قياسية  لأن الاحتفاظ الزائد عن الحد بالمعلومات خلق جوا  جعل  عملية مراجعة البيانات أغلى 1500 مرة من الاحتفاظ بها. 

و يقول التقرير بأن الشركات تحتاج لاستعادة السيطرة على معلوماتها  لأن تكلفة  الانتظار للحصول على خطة مثلى في هذا الشأن لا تساوي شيئا مع الفوائد العديدة التي توفرها مثل هذه الخطط.

المصدر: computerweekly